Comunicación de irregularidades

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Comunicación de irregularidades

Garantizar la transparencia y la regularidad de la información financiera y contable del Grupo EDP, es el objetivo del mecanismo de comunicación de irregularidades, aprobado por el Consejo General y de Supervisión.

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1. ¿Para qué sirve?
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En los términos de la legislación aplicable y de acuerdo con las recomendaciones del Código de Gobierno Corporativo de la CMVM, el mecanismo de comunicación de irregularidades de EDP está destinado a la recepción y el tratamiento, de forma directa y confidencial, de cualquier denuncia por parte de los empleados y otros interesados donde se produzcan eventuales irregularidades en el Grupo EDP, en los siguientes "asuntos cubiertos":

a) Contabilidad

b) Controles contables internos

c) Auditoría

d) Lucha contra la corrupción, delito bancario y financiero

Las comunicaciones presentadas fuera del ámbito de los "asuntos cubiertos" no serán objeto de tratamiento. En términos generales de la ley, el abuso y la mala fe del mecanismo de comunicación de irregularidades podrá exponer a su autor a sanciones disciplinarias y procedimientos judiciales.

2. Requisitos de comunicación de irregularidades
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En los términos del Reglamento, las comunicaciones de irregularidades, en el ámbito de los "asuntos cubiertos", deberá:

a) Identificar la comunicación como confidencial y, en el caso de cartas y faxes, adoptar un formato que garantice la confidencialidad, hasta su recepción por el respectivo destinatario

b) Identificar al autor de la comunicación, que debe mencionar expresamente si desea mantener la confidencialidad de su identidad

c) Contener una descripción de los hechos que apoyan la supuesta irregularidad.

La comunicación deberá contener la identificación del autor. Sólo serán aceptadas y tratadas las informaciones anónimas de carácter excepcional.

3. ¿Qué canales de comunicación se deben utilizar?
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Cualquier notificación de supuestas irregularidades se debe dirigir a la Comisión de Asuntos Financieros de EDP - Energias de Portugal, S. A. a través de uno de los siguientes contactos:

a) Correo electrónico: <audit@edp.pt>
b) Dirección: Avenida 24 de Julho, 12 - Torre Nascente, 7º Andar, 1249-300 Lisboa
c) Fax : 21 001 2929

4. Derechos de información y de acceso al denunciante
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En los términos de las normas de protección de datos y de la seguridad de la información, mediante declaración escrita a la Comisión de Asuntos Financieros, se garantiza al denunciante el derecho de acceso, rectificación (de datos inexactos, incompletos o erróneos) y eliminación de los datos proporcionados, salvo en la medida en que alguna de estas acciones pueda entrar en conflicto con otros derechos que deban prevalecer.

5. Derechos de información y de acceso al denunciado
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En los términos de las normas de protección de datos y de seguridad de la información, se garantiza a las personas afectadas por las denuncias, el derecho de información, acceso y rectificación de los datos personales que les conciernen. Excepto cuando el ejercicio de este derecho puede entrar en conflicto con otros derechos que deban prevalecer:

a) No puede, en cualquier caso, proporcionar información sobre el autor de la comunicación

b) Estos derechos deben ser ejercidos mediante declaración escrita dirigida a la Comisión de Asuntos Financieros, excepto en el caso de procesamiento de datos con el fin de determinar la veracidad de supuestas prácticas de infracciones criminales, en el que el derecho de acceso del denunciado será ejercido a través de la Comisión Nacional de Protección de Datos.

6. Garantías del mecanismo de comunicación de irregularidades
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Legalidad del proceso

La Comisión de Asuntos Financieros es responsable por la conducción del proceso, y debe velar por el cumplimiento de la ley vigente y las normas internas de la Sociedad.

Confidencialidad

En los términos definidos en el presente Reglamento, las comunicaciones de irregularidades son tratadas como información confidencial, en particular, por el Consejo General y de Supervisión, por la Comisión de Asuntos Financieros y personal de apoyo encargados de la gestión operativa de los mecanismos y procedimientos de recepción, retención y tratamiento de comunicación de irregularidades.

Prohibición contra represalias

EDP no podrá despedir, amenazar, suspender, reprimir, hostigar, detener o suspender el pago de salarios y beneficios, degradar, transferir o tomar cualquier acción disciplinaria o represalia relacionada con los términos y condiciones del contrato de trabajo de un empleado, agente o representante de EDP, en la medida en que esa persona, legalmente, informe una irregularidad o proporcione alguna información o asistencia en el ámbito de la investigación de las comunicaciones de irregularidades presentadas.

Derecho de defensa

Las personas implicadas en algún proceso de investigación deben ser notificadas de su derecho a contratar asesoramiento jurídico, antes de hablar con algún investigador.

Medidas de seguridad

La Comisión de Asuntos Financieros debe promover la implementación de medidas de seguridad adecuadas para proteger la información y los datos contenidos en las comunicaciones y los respectivos registros.

7. Proceso de tratamiento de las comunicaciones de irregularidades
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Una vez recibida la comunicación, la Comisión de Asuntos Financieros debe promover las acciones necesarias para la verificación inicial de la existencia de motivos suficientes para llevar a cabo una investigación.

Los informes de verificación inicial y la respectiva documentación de instrucción del proceso, son evaluados por la Comisión de Asuntos Financieros, que decide sobre la continuación de los mismos, es decir:

a) Archivado preliminar por no caer en los "asuntos cubiertos", por carecer de fundamento o de relevo a los efectos del Reglamento;
b) Apertura de proceso de investigación.

El proceso de investigación es conducido y supervisado por la Comisión de Asuntos Financieros y es apoyado por la Oficina de Apoyo del Consejo General y de Supervisión y por otros empleados de la sociedad, con la posibilidad de recurrir a contratar auditores externos u otros expertos para ayudar en la investigación, de acuerdo con las normas internas del Consejo General y de Supervisión.

En situaciones de abierta urgencia y gravedad, la Comisión de Asuntos Financieros debe tomar o promover la adopción de medidas adecuadas para proteger los intereses de EDP frente a las irregularidades detectadas.

Como resultado de la investigación que se ha llevado a cabo y de la apreciación y evaluación final de los respectivos resultados, la CAF propondrá al CGS:

a) Archivado
b) Adopción o la promoción de medidas adecuadas, incluyendo:
   i. Cambios a los procesos y métodos de control o políticas de la Sociedad; 
   ii. Correcciones o ajustes a los documentos;
   iii. Informar a las autoridades reguladoras competentes;
   iv. Cese de las relaciones contractuales;
   v. Instauración de procedimientos disciplinarios, o pérdida de la calidad de miembro de organismo social;
   vi. Instauración de procedimientos judiciales, de participación, crimen o de medida de naturaleza similar.

8. Normas relativas a la conservación de registro
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La Comisión de Asuntos Financieros garantiza la conservación de los registros y de la respectiva información confidencial y segura, de acuerdo con los siguientes principios:

a) En caso de que resulten inexactos o inútiles, los datos personales objeto de denuncia serán destruidos de inmediato;
b) Cuando se determine que no hay lugar para un procedimiento disciplinario o judicial, los datos que hayan sido objeto de comprobación serán destruidos una vez transcurrido un período de 6 meses, contados a partir del cierre de la investigación;
c) En caso de procedimiento disciplinario o judicial, los datos se conservarán hasta la finalización de ese procedimiento. En este caso, se conservarán en un cuadro de un sistema de información de acceso restringido y por un período que no exceda el procedimiento judicial.

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