Compliance

Mensagem do Presidente do Conselho de Administração

Podemos orgulhar-nos de integrarmos os padrões éticos de integridade negocial e uma consciência e responsabilidade social que nos definem enquanto empresa.

Miguel Stillwell de Andrade

Na EDP, promovemos uma cultura de partilha e de respeito mútuo, baseada numa política de compliance que enquadre a nossa atividade ao longo de toda a cadeia de valor, legal e regulatória.

Para isso, o Grupo EDP está alinhado numa política de Compliance de tolerância zero, numa lógica de transparência e justiça, no âmbito da prevenção e combate a atos ilícitos, como práticas associadas ao suborno, à corrupção, ao branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo, entre outros.

Este compromisso traduz-se pela criação de uma Direção de Compliance, dando resposta à necessidade de promover o respeito e o cumprimento da lei e regulamentos vigentes em todas as geografias onde a EDP opera, em conformidade com a evolução das melhores práticas internacionais. Podemos orgulhar-nos de integrarmos os padrões éticos de integridade negocial e uma consciência e responsabilidade social que nos definem enquanto empresa.

A missão e os Programas

O Sistema de Gestão de Compliance do Grupo EDP, aprovado pelo Conselho de Administração Executivo e pela Comissão para as Matérias Financeiras/Comissão de Auditoria, integra um sistema de controlo interno baseado nas “3 linhas de defesa”, de forma a identificar e a gerir adequadamente os riscos decorrentes da atividade. No âmbito desse Sistema, a função de Compliance integra a 2ª linha de defesa, tendo como missão promover uma cultura de cumprimento e de integridade, através da identificação de riscos relevantes de compliance e da difusão e coordenação da implementação de mecanismos que promovam a conformidade, prestando assessoria de forma proativa e sistemática a toda a organização.

De forma a demonstrar o compromisso do Grupo para com o respeito e o cumprimento da lei e regulamentos vigentes e princípios éticos e apoiar a missão da Direção de Compliance, O Grupo adotou um KPI de Ética e Compliance incorporado no sistema de avaliação de desempenho de todos os colaboradores, com reflexo nos incentivos de curto prazo (remuneração variável).

Integridade

Proteção de Dados Pessoais

Concorrência

Branqueamento de Capitais

Separação de Actividades

Sistema de Controlo Interno de Reporte Financeiro

Integridade

A atuação do Grupo EDP pauta-se por elevados padrões éticos, de integridade negocial, consciência e responsabilidade social e também pelo rigoroso cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis.

Este vem reforçar os princípios gerais de atuação e deveres das sociedades do Grupo, seus colaboradores e parceiros de negócio, no que diz respeito a atos ilícitos, práticas de corrupção e/ou suborno.

O Programa Específico de Compliance de Integridade da EDP SA está certificado de acordo com os requisitos da Norma ISO 37001 – Sistemas de Gestão Anticorrupção.

Assim, tendo por base este compromisso com a ética e a integridade em todos os negócios e parcerias que o Grupo realiza, foi estabelecido o Programa Específico de Compliance de Integridade.

Proteção de Dados Pessoais

A privacidade e a proteção dos dados pessoais são direitos fundamentais que, com as novas tecnologias e a crescente massificação da partilha de informação, ganham cada vez uma maior relevância.

Neste contexto, este Programa de Compliance visa assegurar a adequação das entidades do Grupo EDP aos requisitos legais aplicáveis em matéria de Proteção de Dados.

Para tal, foi definido um conjunto de metodologias e procedimentos transversais.

Os titulares dos dados, ainda que partilhem os seus dados pessoais, estão cada vez mais sensíveis e conscientes de que, também neste âmbito, têm direitos que devem ser salvaguardados.

Concorrência

A concorrência é um aspeto central no quotidiano das empresas, que hoje competem, não só por mercado e pela preferência dos seus consumidores, mas também por talento, inovação, e por visibilidade junto dos seus stakeholders, entre outros aspetos.

No entanto, é fundamental que esta atuação seja conforme com os padrões mais elevados de ética, integridade e compliance concorrencial, contribuindo para a sustentabilidade e desenvolvimento dos mercados em que operamos.

Neste contexto, foi estabelecido o Programa Específico de Compliance de Concorrência com o objetivo de sistematizar os mecanismos a adotar pelas diferentes empresas do Grupo EDP em Portugal com vista ao cumprimento e aplicação de regras de concorrência.

Branqueamento de Capitais

O crime organizado e o terrorismo são realidades que têm vindo a crescer e a impactar vários sectores de atividade, conduzindo ao desenvolvimento e reforço de legislação e de regulamentação, quer a nível nacional, quer internacional.

(i) à adequação da EDP e das respetivas entidades obrigadas em Portugal aos requisitos da Lei n.º 83/2017, de 18 de agosto, relativa ao branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo (LBCFT) e

(ii) à estruturação da abordagem e operacionalização de mecanismos de identificação e análise de terceiros/transações, em alinhamento com o processo de Due Diligence de Integridade (DDI) de terceiros.

A EDP promoveu o desenvolvimento do Programa Específico de Compliance de Prevenção do Branqueamento de Capitais e Combate ao Financiamento do Terrorismo (PBC–CFT), em articulação com o Programa Específico de Integridade, com vista:

Separação de Actividades

A E-Redes, enquanto Operador de Redes de Distribuição (ORD), por fazer parte de um Grupo económico verticalmente integrado, está sujeita às obrigações de independência impostas pelo regime legal aplicável ao setor energético nacional.

Os requisitos de independência impostos à E-Redes, de natureza jurídica, orgânica e funcional, levaram à sistematização de um conjunto de mecanismos de compliance vertidos no respetivo Programa Específico de Compliance.

Sistema de Controlo Interno de Reporte Financeiro

A implementação e manutenção do Sistema de Controlo Interno do Relato Financeiro (SCIRF) no Grupo EDP tem como missão:

Promover a implementação de mecanismos que potenciem a preparação de demonstrações financeiras em conformidade com as Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS), isentas de distorções materiais, devido a fraude ou erro;

Identificar e avaliar potenciais riscos com impacto nas demonstrações financeiras e planear, conjuntamente com as respetivas áreas, atividades que conduzam à mitigação dos mesmos;

Coordenar a implementação e monitorização dos modelos de gestão e controlo, assegurar o devido reporte, assim como promover iniciativas de melhoria contínua e

Prestar assessoria de forma proativa e sistemática, fornecendo conhecimento técnico especializado na elaboração e manutenção de procedimentos internos, assim como orientações práticas, formação, controlos e processos relacionados com a gestão de riscos.

Prevenção, Deteção e Resposta a situações de incumprimento

O Sistema de Gestão de Compliance permite a harmonização de orientações e metodologias de gestão de Compliance, de forma transversal à organização e a diferentes âmbitos normativos, promovendo o alinhamento com outras políticas e procedimentos internos - nomeadamente com a Política de Integridade e com o Código de Ética do Grupo EDP, assentando nos seguintes nove componentes:

Governo corporativo

Gestão de riscos

Normas, políticas e procedimentos

Formação e comunicação

Reporte

Gestão de incidências

Testes e monitorização

Compliance de terceiros

Melhoria Contínua

Governo corporativo

É adotado um modelo de governo para efeitos de Gestão de Compliance no Grupo EDP, no qual são definidos os papéis, as atribuições e responsabilidades ao nível de compliance para as várias figuras/áreas intervenientes,

O modelo de governo define ainda o relacionamento e coordenação entre as áreas envolvidas, em alinhamento com o modelo das três linhas de defesa.

Gestão de riscos

A metodologia de gestão de riscos de Compliance do Grupo EDP assenta nos seguintes pilares:

Identificação e sistematização de requisitos legais e regulamentares, externos e internos;

Identificação, análise e avaliação de riscos;

Caraterização das práticas de Compliance existentes e análise da respetiva maturidade;

Caraterização da evolução potencial, em função da maturidade, risco e exigências específicas dos normativos.

A identificação e avaliação de riscos de Compliance é realizada periodicamente ou sempre que se verifiquem alterações materiais de circunstâncias no contexto legal e normativo ou no contexto organizacional.

Normas, políticas e procedimentos

Além do Código de Ética, o Grupo EDP adota princípios, normas, processos e procedimentos com vista a prevenir, identificar e dar resposta à prática de atos ilícitos penais ou contraordenacionais, nomeadamente:

Em matéria de Prevenção do branqueamento de capitais e combate ao financiamento do terrorismo (PBC-CFT);

Relativamente a abuso de informação privilegiada, práticas anti-concorrenciais, proteção de dados pessoais, ambiente, saúde e segurança.

Em matéria de integridade, no âmbito do Sistema de Gestão Anticorrupção, a EDP estabelece procedimentos de atuação relativos a Ofertas e Eventos, Doações e Patrocínios, Interações com Pessoas Politicamente Expostas, Conflitos de Interesses, entre outros.

Formação e comunicação

A EDP promove a formação em Compliance, sendo a mesma:

adequada às funções dos colaboradores e aos riscos de Compliance a que o Grupo se encontra exposto;

A área de Compliance fomenta uma cultura de cumprimento e divulga os diversos Programas de Compliance através de uma comunicação clara e adequada às diferente populações alvo, utilizando diferentes meios e formatos.

avaliada quanto à respetiva eficácia;

revista e replaneada regularmente, de forma a assegurar o alinhamento com alterações do Sistema de Gestão de Compliance e o conhecimento permanentemente atualizado dos colaboradores;

Reporte

A EDP adota um modelo de reporte assente num princípio de transparência e de comunicação de informação fiável sobre a evolução da implementação, funcionamento e efetividade dos elementos do Programa Global e dos Programas Específicos de Compliance.

Bottom-up: A informação chega aos níveis adequados para efeitos de tomada de decisão atempada.

Top-down: Os responsáveis de gestão apoiam-se na informação recebida para tomar decisões-chave de carácter mais operacional ou numa perspetiva de melhoria contínua.

Gestão de incidências

O Grupo EDP disponibiliza diversos canais de contacto e de comunicação de irregularidades (“whistleblowing”).

Canal de Ética (comunicações relativas a más práticas e/ou dúvidas de natureza ética);

Canal de Comunicação de Irregularidades no âmbito do combate ao Branqueamento de Capitais e ao Financiamento do Terrorismo.

O reporte de situações de incumprimento deve ser realizado através dos seguintes canais:

Canal de Comunicação de Irregularidades de Matérias Financeiras, Controlo Interno e Auditoria (comunicações relativas a matérias de prevenção da corrupção, controlos contabilísticos internos e auditoria).

Testes e monitorização

A função de Compliance assegura uma monitorização contínua dos Programas de Compliance, acompanhando as diversas atividades de compliance, designadamente através:

Da revisão periódica dos riscos identificados e dos mecanismos de compliance definidos e implementados;

Do registo de evidências da execução desses mecanismos de controlo;

Do acompanhamento do desenvolvimento dos diversos Programas Específicos de Compliance, respetiva implementação e funcionamento;

Da avaliação periódica da existência de oportunidades de melhoria e acompanhamento da sua implementação.

Compliance de terceiros

A EDP assegura a identificação e caracterização das relações contratuais com terceiros, procedendo à avaliação do seu risco e definindo controlos e medidas de mitigação do risco, os quais se refletem nomeadamente:

Na obrigação de adesão, pelos terceiros, a políticas, normas e procedimentos da EDP;

Na implementação, pela EDP, de um processo de Due Diligence de Integridade de terceiros prévio à realização de uma determinada transação/contratação;

Na adoção de cláusulas contratuais ou de outros mecanismos de Compliance equivalentes, de carácter geral e transversal, assegurando a responsabilidade dos terceiros pelo cumprimento das obrigações legais e regulamentares de políticas e normas;

Na definição de níveis de serviço / penalidades associadas a temas de cumprimento.

Finalmente, deverá ser assegurada a monitorização destes terceiros ao longo da execução do respetivo contrato, nomeadamente ao nível da efetiva implementação e operacionalização dos mecanismos de Compliance estabelecidos, quando aplicável.

Melhoria Contínua

O Sistema de Gestão de Compliance encontra-se em permanente atualização e aperfeiçoamento, nomeadamente através das conclusões alcançadas nas monitorizações realizadas e na revisão periódica dos processos e metodologias de Compliance;

(1) determina a possibilidade de ocorrência de situações semelhantes noutras circunstâncias,

(3) assegura o acompanhamento da implementação dessas ações.

Assim, sempre que tome conhecimento de situações de incumprimento, a função de Compliance:

(2) identifica as ações corretivas necessárias para que a situação não se repita e promove a respetiva implementação (propondo a adequação dos procedimentos e controlos existentes, caso necessário); e