Comunicação de irregularidades

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Comunicação de Irregularidades

Assegurar a transparência e regularidade da informação financeira e contabilística do Grupo EDP, é o objetivo do mecanismo de comunicação de irregularidades, aprovado pelo Conselho Geral e de Supervisão.

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1. Para que serve?
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Nos termos da legislação aplicável e de acordo com as recomendações do Código de Governo das Sociedades da CMVM, o mecanismo de comunicação de irregularidades da EDP destina-se à receção e tratamento, de forma direta e confidencial, de qualquer denúncia por parte de colaboradores e outros interessados da ocorrência de eventuais irregularidades no Grupo EDP, nas seguintes “matérias cobertas”:

a) Contabilidade

b) Controlos contabilísticos internos

c) Auditoria

d) Luta contra a corrupção, crime bancário e financeiro

As comunicações apresentadas fora do âmbito das “matérias cobertas” não serão objeto de tratamento. Nos termos gerais da Lei, a utilização abusiva e de má-fé do mecanismo de comunicação de irregularidades poderá expor o seu autor a sanções disciplinares e a procedimento judicial.

2. Requisitos de comunicação de irregularidades
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Nos termos do Regulamento, as comunicações de irregularidades, no âmbito das “matérias cobertas”, devem:

a) Identificar a comunicação como confidencial e, no caso das cartas e faxes, adotar um formato que garanta a sua confidencialidade, até à sua receção pelo respetivo destinatário

b) Identificar o autor da comunicação, devendo este mencionar expressamente se pretende manter confidencialidade da sua identidade

c) Conter uma descrição dos factos que suportam a alegada irregularidade

A comunicação deve conter a identificação do autor. Só serão aceites e tratadas informações anónimas a título excecional.
 

3. Que canais de comunicação devem ser usados?
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Qualquer comunicação de alegadas irregularidades deve ser dirigida à Comissão para as Matérias Financeiras da EDP – Energias de Portugal, S.A. através de um dos seguintes contactos:

a) E-mail: audit@edp.pt
b) Morada: Avenida José Malhoa, Lote A 13 – 7º, 1070-157 Lisboa
c) Fax: 21 001 2929

4. Direitos de informação e de acesso ao denunciante
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Nos termos das normas de proteção de dados e de segurança da informação, mediante declaração escrita dirigida à Comissão para as Matérias Financeiras, é assegurado ao denunciante o direito de acesso, retificação (de dados inexatos, incompletos ou equívocos) e eliminação dos dados por si comunicados, salvo na medida em que qualquer uma destas ações possa contender com outros direitos que devam prevalecer.

5. Direitos de informação e de acesso ao denunciado
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Nos termos das normas de proteção de dados e de segurança da informação, é assegurado às pessoas visadas pelas denúncias, o direito de informação, acesso e retificação dos dados pessoais que lhes digam respeito. Exceto quando o exercício desse direito possa contender com outros direitos que devam prevalecer:

a) Não pode, em qualquer caso, ser facultada informação sobre o autor da comunicação

b) Estes direitos devem ser exercidos mediante declaração escrita dirigida à Comissão para as Matérias Financeiras, exceto no caso de tratamento de dados com a finalidade de apurar a veracidade de suspeitas de prática de infrações criminais, em que o direito de acesso do denunciado será exercido através da Comissão Nacional de Proteção de Dados.

6. Garantias do mecanismo de comunicação de irregularidades
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Legalidade do processo

Ao conduzir a investigação, a Comissão para as Matérias Financeiras deve cumprir e velar pelo cumprimento da lei vigente e das regras internas da Sociedade.

Confidencialidade

Nos termos definidos pelo presente Regulamento, as comunicações de irregularidades são tratadas como informação confidencial, nomeadamente pelo Conselho Geral e de Supervisão, pela Comissão para as Matérias Financeiras e pessoal de apoio encarregue da gestão operacional dos mecanismos e procedimentos de recepção, retenção e tratamento de comunicações de irregularidades.

Proibição contra retaliações

A EDP não poderá demitir, ameaçar, suspender, reprimir, assediar, reter ou suspender pagamentos de salários e/ou benefícios, despromover, transferir ou de outro modo tomar alguma acção disciplinar ou retaliatória relacionada com os termos e condições do contrato de trabalho de um trabalhador, agente ou representante da EDP, na medida em que essa pessoa, legalmente, comunique uma irregularidade ou forneça alguma informação ou assistência no âmbito da investigação das comunicações de irregularidades apresentadas.

Direito de defesa

As pessoas implicadas em algum processo de investigação devem ser avisadas do seu direito a contratar aconselhamento jurídico antes de falarem com algum investigador.

Medidas de segurança

Nos termos das normas de protecção de dados e de segurança da informação, a Comissão para as Matérias Financeiras deve promover a implementação das medidas de segurança adequadas à protecção da informação e dos dados contidos nas comunicações e respectivos registos.

7. Processo de tratamento das comunicações de irregularidades
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Após a recepção da comunicação, a Comissão para as Matérias Financeiras deve promover as acções necessárias à confirmação inicial sobre a existência de fundamentos suficientes para a realização de uma investigação.

Os relatórios da confirmação inicial sobre as comunicações de irregularidades, bem como a respectiva documentação de instrução do processo, são apreciados pela Comissão para as Matérias Financeiras que decide sobre o prosseguimento dos mesmos, nomeadamente:

a) Arquivamento liminar por não recair nas “matérias cobertas”, por manifesta falta de fundamento ou de relevo para os efeitos do Regulamento;
b) Abertura de processo de investigação.

O processo de investigação é conduzido e supervisionado pela Comissão para as Matérias Financeiras, sendo apoiada pelo Gabinete de Apoio do Conselho Geral e de Supervisão e por outros colaboradores da sociedade, podendo recorrer à contratação de auditores externos ou outros peritos para auxiliarem na investigação, nos termos das respectivas regras internas do Conselho Geral e de Supervisão.

Sem prejuízo da decisão final sobre o processo de investigação, em situações de manifesta urgência e gravidade, a para as Matérias Financeiras deve tomar ou promover a tomada de medidas adequadas para proteger os interesses da EDP face às irregularidades detectadas.

Como resultado da investigação que tenha sido levada a efeito e da apreciação e avaliação final dos respectivos resultados, a CMF proporá ao CGS:

a) Arquivamento
b) Adopção ou a promoção de medidas adequadas, nomeadamente:
   i. Alterações aos processos e métodos de controlo ou políticas da Sociedade; 
   ii. Correcções ou ajustamentos a documentos;
   iii. Reporte às entidades reguladoras competentes;
   iv. Cessação de relações contratuais;
   v. Instauração de processo disciplinar, ou perda da qualidade de membro de órgão social;
   vi. Instauração de processo judicial, de participação-crime ou de medida de natureza análoga.

8. Regras relativas à conservação de registo
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A CMF assegura a conservação dos registos e da respectiva informação de forma confidencial e segura, de acordo com os seguintes princípios:

a) Os dados pessoais objecto de denúncia serão de imediato destruídos caso se revelem inexactos ou inúteis;
b) Quando não haja lugar a procedimento disciplinar ou judicial, os dados que tenham sido objecto de comprovação serão destruídos decorrido o prazo de 6 meses a contar do encerramento das averiguações;
c) Em caso de procedimento disciplinar ou judicial os dados serão conservados até ao termo desse procedimento. Neste caso, serão conservados no quadro de um sistema de informação de acesso restrito e por prazo que não exceda o procedimento judicial.

Comunicação Irregularidades

Regulamento de procedimentos a adoptar
Regulamento sobre a prestação de serviços pelo Revisor Oficial de Contas e pelo Auditor Externo
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