La actividad de compras del Grupo EDP contribuye de forma decisiva para garantizar el reconocimiento de EDP como líder en sostenibilidad, ética y responsabilidad ambiental, social y económica de sus prácticas y tiene como objetivo permanente aumentar la productividad y desarrollar ventajas competitivas. La actividad de compras promueve un perfil de negocio de bajo riesgo y máximo rendimiento, en una perspectiva a largo plazo, y es uno de los pilares del Strategic Update de EDP 2021-2025. La gestión del riesgo obedece también a la Política corporativa de gestión empresarial del riesgo.
Enfoque de la gestión del riesgo
El objetivo de la mitigación de riesgos y máxima eficiencia determina que el modelo organizativo de la UPG funciona según categorías de compras y que el proceso de toma de decisiones sigue un protocolo estricto de procedimientos. Los objetivos de mitigación de riesgos pueden verse en el siguiente diagrama:
Riesgo Contrato
El análisis de riesgo comienza por identificar los riesgos específicos del tipo de bien o actividad que se pretende contratar. Estos riesgos pueden ser de naturaleza técnica, económica, reputacional, ambiental y social, y definirán las exigencias que se incluirán en los pliegos de condiciones.
El Grupo EDP utiliza dos instrumentos principales para mapear los riesgos específicos de sostenibilidad de cada tipo de bien o actividad:
Riesgos de actividad económica – Banco Europeo para la Reconstrucción y el Desarrollo - lista de riesgos ambientales y sociales asociados a cada actividad económica organizados según el sistema de clasificación de la actividad de la Unión Europea, NACE, 2.0, revisión 2014.
Matriz de Impactos – Matriz de riesgos que identifica potenciales impactos negativos para EDP y que debe mitigar el pliego de condiciones.
Riesgo Empresa
Se selecciona a las empresas invitadas a presentar propuestas de suministro según el nivel de exigencia de los pliegos de condiciones. Con este fin, las empresas deben estar registradas en EDP y, en función de la naturaleza del contrato, podrán ser incluidas.
Se valoran, entre otros, los siguientes aspectos:
- Análisis de riesgo de proveedores a consultar;
- Evaluación de proveedores;
- Resultados de auditorías realizadas;
- Información sobre Responsabilidad Social Corporativa;
- Experiencia y resultados de contratos similares con otras entidades;
- Ausencia de litigios y deudas al Grupo EDP.
El Grupo EDP usa dos instrumentos principales para garantizar la mitigación del riesgo en la selección de proveedores:
- Evaluación del proveedor – se basa en el sistema de registro de proveedores que incluye un sistema autodeclarativo de cada empresa y los resultados de evaluaciones externas y de evaluaciones realizadas por EDP. Este sistema genera una nota de riesgo y de sostenibilidad para cada empresa. Entre otras cosas, se usan las siguientes fuentes de información externa:Dun & Bradstreet, RepRisk.
- Cualificación del proveedor y del bien o servicio a ofrecer – la cualificación de proveedores es el proceso de homologación de proveedores capacitados para el suministro de una categoría determinada de bienes o servicios, en un marco de exigencia superior técnica, ambiental, social y económico-financiera. De esta forma, se pre-garantiza la mitigación del riesgo.
Riesgo País
El riesgo país influye en la evaluación de riesgo de los contratos y de las empresas de suministros y tiene implicaciones en el proceso de decisión de compras. Utilizando una metodología de Business Intelligence, UPG utiliza varias fuentes externas creíbles para desarrollar un proceso permanente y sostenido de análisis de riesgo. EDP favorece el cruce de información de riesgo atípico que complementa los rankings convencionales. Dos de las fuentes externas para el análisis de riesgos son:
- RobecoSam – esta entidad desarrolla la Country Sustainability Ranking con la finalidad de propiciar un nuevo nivel de información para apoyar las decisiones de los inversionistas en bonos soberanos. EDP utiliza esta fuente para generar un mapa inverso de riesgos país e identificar subtemas de análisis.
- RepRisk – esta entidad supervisa continuamente las noticias con impacto negativo en lo económico, social y ambiental, y permite obtener una visión de los riesgos país relacionados con las actividades de las empresas, abarcando los temas del Global Compact EDP utiliza el RepRisk tanto para la evaluación del riesgo de empresas como para la evaluación del riesgo país. El RepRisk permite establecer una visión de contraste, actualizada y muy detallada frente a los rankings convencionales.
Medidas de Gestión de Riesgos
La información obtenida mediante el análisis de riesgo, y debidamente tratada, sirve de soporte a los procesos de negociación gestionados por la Unidad de Procurement Global (UPG) y es compartida, a través de los sistemas de gestión de compras y otros medios complementarios, con las Unidades de Negocio y las Local Purchasing Teams (LPT) en las diferentes regiones, para medir el riesgo y la sostenibilidad de cada proceso de selección y establecer las medidas de gestión de riesgos en la contratación de proveedores.
– Proveedores que son clasificados como críticos para EDP a través de una evaluación que tiene en cuenta múltiples criterios: valor anual de suministro, frecuencia del suministro, acceso a clientes de EDP, acceso a equipamientos técnicos de EDP, acceso a información sensible de EDP, sustituibilidad del proveedor, sustituibilidad de los materiales / servicios, consecuencias del fallo en el suministro, relevancia estratégica del proveedor.
La evaluación técnica y de sostenibilidad de las propuestas de los proveedores, se realiza sin conocimiento de la propuesta de precios. Sólo las propuestas que cumplen las reglas establecidas en el pliego de condiciones, pasan a la fase de negociación.
Conjunto de normas que regulan los conflictos de intereses y las transacciones con las partes relacionadas.
EDP dispone de una Dirección interna de Auditoría interna que promueve el compliance de cumplimiento legal, cumplimiento interno y de los compromisos externos libremente asumidos.
Regulación ética aplicable a todos los empleados que se relacionan con los proveedores.
EDP dispone de un Defensor del Cliente. El sistema favorece el seguimiento de impactos eventuales de proveedores que actúan en nombre de EDP junto a los clientes.
Además del Código de Conducta del Proveedor, los contratos establecen condiciones particulares que imponen obligaciones de intercambio de información y cumplimiento específico de reglas de sostenibilidad.
EDP dispone de un Defensor de Ética. El sistema favorece el seguimiento de los impactos generados por las actividades de los proveedores que actúan en nombre de EDP.
En función del proceso, ya sea con fines de calificación, o de verificación de la información recopilada, se desarrollan auditorías.
Empresa que desarrolla un sistema de evaluación y auditorías a proveedores y que forman parte del Sistema de Registro de Proveedores de EDP.
Para todos los suministros que plantean riesgos, se establecen exigencias de obtención de certificación en Calidad 9001, Ambiente 14001, OHSAS 18001.
Asociación de empresas del sector energético, en el que EDP participa, que desarrolla auditorías a las minas de carbón.
http://bettercoal.org/
Todos los empleados de los proveedores que actúan en nombre de EDP y además, en sus instalaciones, deben tener una formación adecuada para llevar a cabo su funciones. El Sistema de Evaluación de Proveedores (SAF), es un sistema que establece los criterios y reglas de evaluación y registra el rendimiento de los proveedores. Este sistema tiene como objetivo:
– Reducir el riesgo en la selección de proveedores;
– Aumentar el rendimiento de los proveedores del Grupo EDP, en una perspectiva de mejora continua;
– Satisfacer los requisitos de normas de calidad y ambiente;
– Alimentar el Sistema de Registro de Proveedores.
Para ciertos suministros, el proceso requiere la Calificación previa del Proveedor. La Calificación es una medida fundamental en la mitigación de los riesgos.
Según los resultados de las auditorías e inspecciones, se establecen los planes de corrección y, en caso de ser necesario, los planes de mejora.
De acuerdo con la calificación crediticia de cada contrato, se define un plan de seguimiento del rendimiento del proveedor. Por lo general, además del seguimiento técnico, se desarrollan auditorías e inspecciones en los temas de ambiente, seguridad y cumplimiento legal. El resultado de este seguimiento actualiza la información del Registro del Proveedor, que influye en su evaluación.
Los criterios de adjudicación y sus respectivas ponderaciones, se definen antes del lanzamiento de la consulta. El factor precio tiene una ponderación mínima del 50 %.
Negociación - la negociación se produce únicamente con los proveedores cuya propuesta haya obtenido un análisis favorable de conformidad con el pliego de condiciones. Entre otros aspectos, el negociador evalúa:
- Características del bien o servicio a adquirir;
- Situación del mercado, proveedores, dinámica de precios y costes totales (TCO);
- Objetivos de ahorro del Grupo EDP;
- Expectativas de la Unidad de negocio y presupuesto implicado;
- Mitigación del riesgo y sostenibilidad de los proveedores;
- Volúmenes de compras anteriores y procesos que abarquen los mismos competidores.
El negociador se apoya en un protocolo y en normas de decisión que lo protegen de posibles anomalías de negociación.
El pliego de condiciones, establece las exigencias mínimas de cumplimiento legal, técnico, económico, social y ambiental que el proveedor debe cumplir.
- El análisis de riesgo genera una calificación crediticia para cada proveedor en función de cada contrato. El riesgo del Proveedor varía en función del país en el que está operando y del tipo de exigencia del pliego de condiciones. Para ciertos suministros, el Pliego de Condiciones requiere la Calificación previa del Proveedor.